Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen durch Mitarbeiter* der Genuss & Harmonie Holding GmbH und/ oder derer Tochtergesellschaften (nachfolgend „Genuss & Harmonie“ genannt) auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie das berechtigte Interesse von Genuss & Harmonie an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für Genuss & Harmonie (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO iVm. §§ 30, 130 OWiG).
Das Hinweisgebersystems soll Mitarbeitern und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße bei Genuss & Harmonie zu geben.
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Mitarbeiter von Genuss & Harmonie, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die Genuss & Harmonie Holding GmbH, Weinheimer Straße 58-60, 68309 Mannheim, durch die das Hinweisgebersystem auch betrieben wird.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von Genuss & Harmonie betriebenen Datenbank gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Genuss & Harmonie möglich. Dritte haben keinen Zugang zu den Daten.
Alle Daten werden passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen von Genuss & Harmonie beschränkt ist.
Genuss & Harmonie hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten von Genuss & Harmonie direkt kontaktieren.
Genuss & Harmonie Holding GmbH
Beauftragter für den Datenschutz
Harrlachweg 3
68163 Mannheim
Deutschland
E-Mail: datenschutz@die-frischemacher.de
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Genuss & Harmonie entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
In bestimmten Fällen besteht für Genuss & Harmonie die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beeinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber/in möglich werden.
Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation) kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.
Im Rahmen der Bearbeitung eines eingehenden Hinweises kann es zur Sachverhaltsaufklärung notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von Genuss & Harmonie weiterzugeben.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen als weitere denkmögliche Empfängerkategorien Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von Genuss & Harmonie beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir erheben Ihre Hinweise über Online-Formulare. Hierfür bedienen wir uns der Dienstleistung der Firma Smartsheet Inc., 10500 NE 8th St #1300, Bellevue, Washington 98004, USA. Die Verarbeitung der in smartsheet-Formulare eingegebenen Daten erfolgt auf Servern in den USA. Hierbei werden von Ihrem Webbrowser wie bei jedem Seitenaufruf im Internet Daten wie z.B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die Adresse der aufrufenden Webseite, Typ und Version Ihres Browsers und Ihres Betriebssystems übertragen. Smartsheet Inc. hat sich dem EU-US Privacy Shield unterworfen, wodurch sich Smartsheet Inc. zur Einhaltung eines zur EU vergleichbaren Datenschutzniveaus verpflichtet. Details hierzu können unter https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000CbpFAAS&status=Active eingesehen werden. Außerdem bestehen zwischen uns und Smartsheet Inc. im Rahmen der Nutzungsvereinbarung Regelungen zur Auftragsverarbeitung, wodurch sich Smartsheet zu einer weisungsgebundenen Verarbeitung personenbezogener Daten und der Einhaltung weiterer datenschutzrechtlicher Auflagen verpflichtet. Smartsheet Inc. stellt lediglich die Infrastruktur für unser Hinweisgebersystem zur Verfügung und administriert diese. Smartsheet nimmt auf über das Hinweisgebersystem eingegebene Daten in unserem Auftrag keinen Zugriff und darf auf diese Daten auch keinen Zugriff für eigene Zwecke nehmen. Weitere Informationen zum Datenschutz von Smartsheet Inc. im Zshg. mit der Nutzung von Dienstleistungen von Smartsheet Inc. sind unter https://www.smartsheet.com/legal/privacy-services?_ga=2.112667907.64661060.1569581391-1511770312.1569230971 aufgeführt
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Weitere Informationen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen finden Sie unter:
- Homepage: https://die-frischemacher.de/datenschutzerklaerung/
- E-Mail: datenschutz@die-frischemacher.de
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Vorgaben verstoße, haben Sie das Recht nach Art. 77 DSGVO zur Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Nutzung des Hinweisgebersystems
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, Telefonnummer, sowie Ihre E-Mailadresse, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass ein solcher Personenbezug auch ohne Namensnennung allein durch den Inhalt Ihrer Meldung herstellbar sein kann.
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Besuch auf der Hinweisgeberseite wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe haben Sie die Möglichkeit, Anhänge mit zu übersenden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext.
(*) Alle männlichen Bezeichnungen im Text stehen ausnahmslos für jedes Geschlecht. Denn wir leben Vielfalt und das schmeckt auch allen. Wir sind Unterzeichner der „Charta der Vielfalt“
